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Dans le même temps, la réforme complexifie significativement le traitement de ces dépenses au sein des entreprises. La multiplicité des régimes applicables alourdisse à ce point la gestion opérationnelle que certaines structures pourraient être tentées de renoncer purement et simplement à la déduction de la TVA correspondante.
Nous proposons ici un tour d’horizon des règles applicables, des tolérances existantes et des conséquences concrètes de la réforme sur le traitement des notes de frais.
Le principe : les achats d’une entreprise doivent faire l’objet d’une facture
La réglementation fiscale impose une obligation de facturation pour toute opération réalisée entre personnes assujetties à la TVA.
Cette obligation, bien connue des services comptables, s’applique avec la même rigueur aux dépenses engagées par les salariés pour le compte de leur employeur. Dans ce cadre, à compter du 1er septembre 2026 ou 2027 en fonction de la taille de l’émetteur, une facture électronique devrait être émise à l’entreprise.
S’agissant des frais engagés par des salariés, les factures doivent être établies au nom de la société elle-même. Dans le cas contraire, la TVA n’est pas déductible. Le Conseil d’État a confirmé ce principe avec netteté : une facture libellée au nom du salarié, et non de son employeur, ne permet pas à ce dernier d’exercer son droit à déduction. Cette jurisprudence n’a pas été remise en cause. L’administration prévoit quelques tolérances précisées ci-après.
En pratique, nombre d’entreprises déduisent aujourd’hui la TVA sur la base de justificatifs qui ne satisfont pas à cette exigence : tickets de caisse sans identification de l’acheteur, factures établies au nom du collaborateur, reçus dépourvus des mentions obligatoires. Ces pratiques, rarement détectées dans l’environnement actuel, le seront mécaniquement dans le cadre de la facturation électronique.
Les tolérances administratives : un cadre dérogatoire strictement encadré
Le principe de facturation au nom de l’entreprise connaît des exceptions, admises par l’administration fiscale, qui permettent la déduction de la TVA sur la base de documents simplifiés ne comportant pas nécessairement l’identification du client. Leur régime, distinct de celui de droit commun, emporte des conséquences directes sur le traitement de ces opérations dans le cadre de la réforme.
1. Les tickets de péage et de parking
Les tickets de péage et de parking délivrés par des automates entrent en principe dans le champ de l’obligation de facturation et, par suite, de la réforme.
Cependant, une tolérance administrative, publiée au BOFiP (doctrine administrative) et reprise dans les spécifications techniques de la réforme, permet de considérer les reçus délivrés par ces automates comme des documents valant facture, à la condition qu’ils comportent certaines mentions minimales : le taux et le montant de la TVA, un numéro séquentiel de délivrance, ainsi qu’un espace réservé à l’usager pour indiquer l’identité de son entreprise et son adresse.
L’exploitant de l’automate, dans l’incapacité pratique d’identifier individuellement le client au moment de l’opération, déclare ces transactions comme des opérations au profit de particuliers dans le cadre de l’obligation déclarative du e-reporting.
La conséquence est double pour l’entreprise cliente :
- d’une part, la TVA correspondante n’alimente pas le préremplissage de sa déclaration de TVA : le client doit reporter lui-même la taxe déductible sur sa déclaration de TVA.
- d’autre part, à défaut de ce report, la déduction est purement et simplement perdue.
Cette tolérance ne s’applique qu’aux documents émis par des automates au profit de clients non identifiés. Les relations contractuelles nominatives (abonnements de télépéage, cartes de carburant, cartes accréditives) restent soumises à l’obligation d’émission d’une facture électronique complète. Pour le collaborateur, la situation restera donc similaire à précédemment.
Pour les automates autres que ceux de péage ou de parking, l’administration et l’AFNOR prévoient qu’ils devront, à terme, permettre l’émission d’une facture électronique comportant les informations nécessaires à l’identification du preneur.
2. Les notes de restaurant
Les prestations de restauration réalisées au profit d’un assujetti établi en France, qu’il soit représenté par un salarié ou non, relève de la facturation électronique.
Cependant, comme pour les automates, une tolérance administrative existe pour les notes d’un montant inférieur à 150 € HT. Ces documents doivent mentionner le taux et le montant de la TVA ainsi qu’un numéro séquentiel de délivrance, mais peuvent ne pas comporter les éléments d’identification du client. Un espace doit être prévu à cet effet afin que le client y renseigne lui-même les informations nécessaires (nom ou raison sociale, adresse, …).
Le restaurateur déclare l’opération comme une vente à un particulier en transmettant les données globales de la journée. Comme pour les tickets d’automate, aucun préremplissage de la déclaration de TVA du client n’est possible : celui-ci doit reporter lui-même le montant de TVA déductible correspondant. Cette obligation de report manuel constitue un point de vigilance majeur pour les entreprises, dès lors qu’elle repose entièrement sur la diligence du collaborateur ayant engagé la dépense. Le collaborateur, de son côté, continuera à déclarer les notes de frais à travers le système traditionnel.
Au-delà du seuil de 150 € HT, l’émission d’une facture électronique sous format e-invoicing est obligatoire lorsque le client est un assujetti établi en France. Le restaurateur doit alors émettre une facture comportant l’ensemble des mentions obligatoires, transmise à l’entreprise via la PA.
Cette situation entraîne une difficulté pour l’entreprise : elle recevra une facture fournisseur sans comprendre forcément si la facture lui est adressée à juste titre et qui en est le demandeur. Elle devra donc prévoir un mécanisme permettant de garder cette pièce comme justificative pour la déduction de la TVA et réconcilier cette facture avec une demande de note de frais du salarié. Pour éviter toute présence de factures en attente de manière trop longue dans le système, la Société devra s’assurer que ses salariés sont diligents.
En pratique
La coexistence de ces différentes tolérances (pérenne pour les péages, conditionnée à un seuil pour la restauration, transitoire pour les autres automates, facturation pour les autres) crée une mosaïque réglementaire dont la complexité est difficilement compatible avec la réalité opérationnelle des entreprises. Le salarié en déplacement devra, selon la nature de la dépense et le montant en jeu, adopter un comportement différent : compléter un espace réservé sur un ticket, demander une facture au nom de l’entreprise, ou se contenter d’un reçu en sachant que la TVA ne sera pas récupérable.
Symétriquement, les équipes comptables devront mettre en place des procédures de traitement distinctes selon la nature du justificatif reçu.
En pratique, l’enjeu financier doit toutefois être relativisé. La TVA n’étant pas déductible sur de nombreuses dépenses courantes des salariés (hébergement, transport de personnes, véhicules de tourisme), le périmètre effectivement concerné se concentre principalement sur les frais de restauration excédant 150 € HT ainsi que sur les achats courants de biens pour lesquels une facture au nom de l’entreprise peut être obtenue.
Dans ce contexte, un nombre croissant d’entreprises envisagent de renoncer à la déduction de la TVA sur les notes de frais afin de simplifier le traitement par leurs équipes. Cette approche pragmatique ne saurait cependant convenir à toutes les structures. Les entreprises disposant d’importantes forces commerciales itinérantes ou les sociétés de conseil, dont les collaborateurs engagent des frais de représentation significatifs, s’exposeraient, en procédant de la sorte, à des pertes non négligeables. Pour ces acteurs, la sécurisation du processus de déduction demeure un impératif.